Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Widget Atas Posting

100 Lebih Rincian tugas seorang sekretaris

100 Lebih Rincian tugas seorang sekretaris

100 Lebih Rincian tugas seorang sekretaris 

Artikel selanjutnya mengenai ilmu sekretaris yang kami ambil dari berbagai sumber terpercaya, yakni rincian tugas dari seorang sekretaris. Terdapat 100 lebih tugas-tugas tersebut, mari kita simak riciannya.

Pada dasarnya tugas seorang sekretaris adalah:

1. Menyelenggarakan surat-menyurat (korespondensi) yaitu:
- Memproses surat masuk dan keluar;
- Mengonsep surat;
- Mengklarifikasi surat;
- Penggandaan warkat;
- Mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan
- Mengetik sheet untuk stensil, memfotocopy dan merekam;
- Mengatur pengantar surat dan melayani pinjaman surat, dokumen atau arsip.

2. Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat menyurat atau mencari kembali bisa arsip sewaktu-waktu dibutuhkan.

3. Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya:
- Menyelenggarakan pencatatan danpenyampaian informasi;
- Mencatat pesan-pesan tamu yang perlu disampaikan;
- Menyelenggarakan kliping surat kabar, majalah dan bulletin;

4. Menyelenggarakan hubungan melalui telepon;
5. Menyiapkan bahan laporan;
6. Mengatur penerimaan tamu bagi pimpinan;
7. Mengatur pertemuan atau rapat-rapat;
8. Mengatur jadwal kegiatan atau kerja pimpinan;
9. Mengurus persiapan perjalanan pimpinan;
10. Menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat atau relasinya;

11. Menyusun dan menyampaikan ucapan selamat, ucapan terimakasih, ucapan berduka cita atau bentuk-bentuk lainnya kepada pejabat atau relasinya;

12. Menyelenggarakan pendidikan, pelatihan, penataan bagi para karyawan bisa dipandang perlu demi kelancaran tugas.

Menurut Richard J. Dallas dan James M. Thomson dalam bukunya “Clerical & Secretarial System for Office” terdapat 100 jenis tugas kantor yang menjadi kewajiban seorang sekretaris.

1. Menyelenggarakan penjumlahan atau penambahan;
2. Memakai petunjuk telepon;
3. Menjawab hubungan telepon;
4. Menyelenggarakan penyusutan arsip;
5. Menyelenggarakan hubungan melalui intercome;
6. Menyelenggarakan pengetikan;
7. Mendapatkan bahan dari arsip;
8. Menyelenggarakan penggandaan;
9. Merencanakan pekerjaan untuk dirinya sendiri;
10. Memberikan keterangan dalam menghadapi pertanyaan lisan;
11. Melaksanakan perintah baik secara tertulis maupun lisan dari pimpinan;
12. Mengetik alamat pada amplop dan atau kartu;
13. Menggunakan kamus;
14. Memberi alamat surat,, paket, bungkusan dan lain sebagainya ;
15. Menerapkan pembagian;
16. Menempatkan catatan nomor telepon, pesan dan lain-lain agar pimpinan dapat melihatnya;
17. Memilih bahan-bahan untuk pengarsipan;
18. Menjawab panggilan telepon untuk unit lain;
19. Memutuskan prioritas pekerjaan untuk dirinya;
20. Memasukkan surat ke dalam amplop;
21. Menambah lajur panjang dari suatu hitungan;
22. Melihat nama-nama dan alamat-alamat;
23. Memgetik surat dan naskah;
24. Melipat surat yang akan dikirim;
25. Menyusun naskah atau artikel untuk dirinya sendiri atau untuk pimpinan;
26. Memberikan pengarahan kepada stafnya atau unit lain yang sekiranya diperlukan;
27. Membaca naskah yang diketik;
28. Menggunakan decimal atau persepuluhan;
29. Mengatur tata ruang kantor;
30. Menyusus berkas-berkas dan judul berkas untuk setiap arsip;
31. Menutup amplop (dengan tangan);
32. Mengonsep dan mengetik surat-surat niaga;
33. Mengerjakan 10 kunci mesin hitung;
34. Membersihkan dan mengatur peralatan kantor pimpinan;
35. Mencari bahan atau berkas yang hilang dalam arsip;
36. Melihat-lihat catatan dan pengingatan untuk hari ini;
37. Memotong bahan;
38. Memindahkanwarkat ke arsip tak dinamis (tak aktif);
39. Menghapus tembusan;
40. Menyusun surat-surat;
41. Menghapus Salinan asli;
42. Memeriksa persediaan barang-barang;
43. Menyusun catatan untuk hari kerja berikutnya;
44. Mengirim panggilan telepon jarak jau;
45. Membuka surat untuk diteliti isinya;
46. Mengambil surat dari tempat surat atau kotak surat;
47. Mendengarkan keluhan-keluhan baik langsung maupun lewat telepon;
48. Mengubah penanggalan harian;
49. Menghimpun dan menyusun serta merapikan gandaan;
50. Mengetik catatan-catatan;
51. Menandai dan melampirkan bahan-bahan untuk surat keluar;
52. Mengerjakan mesin rekaman atau mesin salin;
53. Menemui tamu;
54. Membaca surat masuk;
55. Mengetik daftar pribadi;
56. Mengetik naskah final dari rancangan naskah;
57. Mengetik daftar, table, lajur dan deretan hitungan;
58. Memberikan pengarahan lisan kepada pegawai atau karyawan di unit lain;
59. Menerapkan pecahan;
60. Meninjau kembali arsip-arsip;
61. Menyimpan data, bahan dan nama orang;
62. Mengetik kartu indeks, kartu arsip, kartu catatan alamat;
63. Membuat surat pengantar atau perkenalan atau pengenalan;
64. Mengatur pesanan;
65. Memisahkan surat untuk orang yang berbeda;
66. Memesan macam-macam perlengkapan untuk kantor;
67. Mengarsipkan bahan-bahan berdasarkan topik atau poko soal;
68. Memanfaatkan buku pedoman kantor;
69. Mengetik naskah dari naskah tak tersusun;
70. Mengajukan surat dan menyebarkan surat;
71. Mengirimkan berbagai macam catatan;
72. Memekai peraturan kantor;
73. Membuat rekomendasi untuk penyempurnaan prosedur kantor, rutin dan lain-lain;
74. Mengerjakan pelobangan kertas;
75. Mengetik laporan;
76. Mengetik daftar isian atau formulir isian;
77. Membandingkan naskah yang satu dengan yang lainnya;
78. Mengatur dan menggolongkan arsip-arsip rahasia;
79. Memelihara kartu petunjuk dari berbagai macam;
80. Mengerjakan pemotongan nomor;
81. Menyusun pda mesin tulis;
82. Menyimpan secara baik bahan-bahan yang bernilai dan rahasia;
83. Mengarsip bahan berdasarkan nomor;

84. Mengatur perlengkapan meja dan perlengkapan kantor (pelobang kertas, heckmachine, peper clip, tinta, bolpoint peruncing pensil dan lain-lain);

85. Mengatur warkat;
86. Menggunakan petunjuk kode pos daerah;
87. Membahas kebijaksanaan, prosedur dan lain-laainnya dengan pimpinan;
88. Membubuhkan perangko pada sampul surat yang akan dikirim;
89. Mengumpulkan laporan berkala;
90. Mengubah tanggal cap karet atau mesin perangko harian;
91. Mengambil surat;
92. Mengusahakan keterangan dari berbagai satuan yang diperlukan untuk surat menyurat;
93. Memberikan pengarahan kepada karyawan aru mengenai prosedur kerja, orientasi kerja dan lain-lain;
94. Memilih atau memesan perlengkapan kantor (penghapus, karbon, pensil, sheet dan lain-lain);
95. Memberikan arahan untuk kerja yang telah dilakukan sebagai kawan kerja atau pengawas;
96. Mengubah pecahan menjadi decimal;
97. Mengarsip bahan-bahan berdasarkan tanggal;
98. Memisah dana tau memesan perlengkapan kearsipan;
99. Mengingatkan pimpinan tentang perjanjian,janji temu atau hal-hal dikerjakan;
100. Mengontrol dan mengurus sitem kearsiap.

Semoga 10 rincian tugas seorang Sekretaris di atas bisa membantumu menyelesaikan tugas kantor atau PR dari guru.